Три главных врага ваших бумаг




Архивное дело зародилось много тысяч лет назад — еще при шумерах. И хотя хранилища тех времен существенно отличались от наших, именно древние народы Месопотамии стали прародителями современных архивов: как государственных, так и корпоративных или семейных. Все эти сотни лет люди боролись приблизительно с одними и теми же врагами документов. Рассмотрим основных их них и то, какие решения проблем нашли в современности.

Огонь

Конечно же, первая и главная опасность, которая подстерегает современные хранилища бумаг, — это огонь. Сухие листы бумаги — прекрасное топливо, поэтому небольшая искра проводки или умышленный поджог могут привести к крайне печальным последствиям.

Именно поэтому современные архивохранилища оборудованы современными системами пожарной сигнализации и пожаротушения, а самые ценные документы хранятся в несгораемых шкафах.

В офисе не всегда удается поставить такие системы тушения огня, которые при этом не разрушат сами бумаги, а вот профессиональные хранилища оборудованы как раз такими устройствами.

Что интересно, в Месопотамии как раз огонь для архивов был не страшен, а даже наоборот, полезен. Дело в том, что писали тогда на глиняных пластинках. Глина была необожжённой, поэтому в случае пожара она обжигалась и становилась только прочнее.

Неслучайно уже в наше время на территории между Тигром и Евфратом найдено такое большое число глиняных табличек из древних архивов.

Злоумышленники и конкуренты

Как ни странно, это — очень серьезный враг, от которого тоже защищают архивы. Конкуренты не всегда ведут честную игру и могут захотеть выведать информацию о вашей компании. В профессиональных хранилищах вся информация шифруется, поэтому получить к ней доступ просто нереально. Да и охранная сигнализация там работает на пять с плюсом.

Именно поэтому архивное хранение конфиденциальных документов так широко распространено среди современных компаний. В своем офисе обезопасить себя можно двумя способами:

  • подключить в помещении охранную сигнализацию;
  • иметь только один ключ (у руководителя или ответственного лица) и выдавать его под личную ответственность.

Любопытно, что и в этом случае шумеры были более совершенны. Воровство было практически не страшно для их архивов. Но вовсе не потому, что они были такими честными и благородными. А просто потому, что мало кто владел письменностью и умел читать.

Неправильный температурно-влажностный и световой режим

Для того, чтобы документы хранились долго, не отсыревали, не плесневели, не портились и не выгорали, очень важно соблюдать необходимый для них температурно-влажностный режим.

В серьезных хранилищах все эти параметры поддерживаются специальными системами, термостатами и датчиками. Современный архив похож на напичканный электроникой космический корабль.

При «бытовом» размещении мало кто расщедривается на такое оборудование. Однако выбирайте для своего архива сухое и теплое (но не слишком жаркое) помещение, с неярким светом.

По той же причине важно хранить бумаги в закрытых папках и коробах. Если вы решите сдать документы на внеофисное хранение, то все необходимые папки и короба будут вам предоставлены.


Автор: pga-spb.ru


Новости

Документы

Статьи