РЕСПУБЛИКА БАШКОРТОСТАН ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ г.СТЕРЛИТАМАКА ПОСТАНОВЛЕНИЕ № 2732 от 02.12.02 г.
О мерах по улучшению ведения кадрового делопроизводства и обеспечения сохранности документов в муниципальных учреждениях здравоохранения Задачи управления трудовым коллективом и качественного улучшения его состава можно решать только при наличии совершенной системы информационного обеспечения работы с кадрами. Документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж необходимый для начисления пенсии, играют особую роль в жизни человека. Недопустимо ведение кадрового делопроизводства с нарушением Трудового Кодекса Российской Федерации, Трудового Кодекса Республики Башкортостан, Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников и ряда других нормативных документов. Особо актуальными эти задачи являются в связи с принятием нового Трудового Кодекса Российской Федерации при переходе на новые трудовые отношения.
В настоящее время в сфере управления кадрами имеется достаточно широкая и разнообразная база нормативно-методической документации и литературы по данной теме. Наиболее полно классификация и систематизация кадровых документов изложена в общероссийском классификаторе управленческой документации, унифицированной системе организационно-распорядительной документации и в Перечне типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения.
Помимо нормативно-методических документов по вопросам составления и оформления кадровой документации необходимо учитывать требования действующих нормативов по систематизации, хранению и подготовке к сдаче в архив документов кадровой службы. Как показывает практика, существенную помощь в этих вопросах оказывают семинары для специалистов кадровых служб, ответственных за архив.
Проверки, проведенные в 25 муниципальных медицинских учреждениях показали, что кадровое делопроизводство в муниципальных медицинских учреждениях в целом организовано правильно в соответствии с требованиями нормативных актов.
Вместе с тем выявлен ряд нарушений. Характерное нарушение трудового законодательства в медицинских учреждениях - это отсутствие книг регистрации приказов как по основной деятельности, так и по личному составу. Связано это с тем, что до сих пор приказы в учреждениях пишутся от руки в книгах, приказов. В нарушение ч.2 ст.68 Трудового Кодекса Российской Федерации, в некоторых учреждениях, работники при поступлении на работу с приказами о приеме в трехдневный срок под расписку не знакомятся. Среди таких:
ММУ "Психиатрическая больница", МУ "Каустик", ММУ "Наркологический диспансер". В нарушение п. 2.4 инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятии, в учреждениях и организациях работников не знакомят под расписку с записями вносимыми в трудовые книжки. Такие расписки должны быть сделаны работником в форме Т-2, в которой повторяется точная запись из трудовой книжки.
Есть замечания к содержанию приказов в некоторых учреждениях:
это отсутствие указания на основание издания, не корректные формулировки о приеме на работу (МУ "Каустик", ММУ "Каучук"). В нарушение ст. 193 Трудового Кодекса Российской Федерации при применении к работникам дисциплинарных взысканий в ММУ ГКБ "Каучук" не во всех случаях с работников затребованы объяснительные, с приказами о наложении взысканий знакомят не всегда.
Большинство же выявленных нарушений относится к организации подготовки документов к длительному хранению, их учету и хранению в архивах учреждений. Не подготовлены в полном объеме документы к длительному хранению в ММУ "Стоматологическая поликлиника № 1", ММУ "Психиатрическая больница", МУ "Каустик", ММУ "ГКБ "Каучук", ММУ "Детская городская больница", ММУ "Стоматологическая поликлиника №2", ММУ "Кожновенерологический диспансер", ММУ "Противотуберкулезный санаторий", ММУ "Дом ребенка", ММУ "Психоневрологический санаторий", ММУ "Детский многопрофильный санаторий" и др. В ММУ "Наркологический диспансер" документы по личному составу за период с 1977 по 1999 годы комиссии не представлены. Во всех учреждениях отсутствует номенклатура дел, которая определяет состав документов для хранения, а также сроки их хранения, имеются только утвержденные номенклатуры дел по личному составу. В некоторых учреждениях руководителями не назначены лица, ответственные за архив, не созданы экспертные комиссии, которые обязаны контролировать подготовку документов к длительному хранению, определять сроки хранения документов, а также списывать документы на уничтожение после окончания сроков хранения. Это ММУ "Психиатрическая больница", ММУ "Городская больница-Сода", ММУ "ГКБ Каучук", ММУ "Детская городская больница". Отдельные помещения под архив (архивные комнаты) есть только в некоторых, самых крупных учреждениях города. Но даже при отсутствии специально оборудованных помещений, документация , особенно длительного срока хранения (до 75 лет) должна быть сформирована в дела, прошита, пронумерована, взята на учет и контроль. Во всех учреждениях отсутствует Инструкция по делопроизводству.
На основании вышеизложенного, ПОСТАНОВЛЯЮ:
1.Информацию о состоянии работы с документами по кадровым вопросам и сохранности документов в архивах муниципальных медицинских учреждений принять к сведению.
2.Руководителям муниципальных медицинских учреждений:
-принять меры по приведению документов по личному составу в соответствие с требованиями законов и нормативных актов.
Срок-01.01.2003 года.
-о принятых мерах проинформировать администрацию города до 10.01.2003г.
-разработать инструкции по делопроизводству в соответствии с требованиями ГОСТа Рб.30-96. Срок -01.01.2003 года -разработать номенклатуру дел медицинских учреждений.
Срок-01.01.2003 года.
3.Отделу здравоохранения (Кузбеков Р.С.), отделу по работе с кадрами (Ермолаев Л.П.), архивному отдел (Алексеева М.В.):
-продолжить работу по проведению проверок и оказанию методической помощи по ведению кадровой документации, документации по личному составу, по организации делопроизводства и сохранности документов в муниципальных медицинских учреждениях.
-провести семинар по организации учета кадров, ведению документации и сохранности документов для работников ответственных за кадровое делопроизводство и архивы муниципальных медицинских учреждений. Срок - февраль 2003 года -рассмотреть вопрос о выделении площадей под архивы и подготовить план мероприятий по организации централизованного архива муниципальпых медицинских учреждений при отделе здравоохранения Срок- 1 февраля 2003 года 4.Контроль за исполнением данного постановления возложить на Заместителя главы администрации Р.Ш.Резяпова , управляющего делами администрации М.Б.Шакирова Глава администрации С.Г.Ахметов