АДМИНИСТРАЦИЯ ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е 12.05.97 № 396-р О формировании и ведении эталонных базы данных правовых актов Оренбургской области и электронной библиотеки документированной информации администрации области.

Во исполнение Указов Президента Российской Федерации от 23 апреля 1993 г. № 477 «О мерах по ускорению создания центров правовой информации», от 12 мая 1993 г. № 633 «О мерах по созданию единого эталонного банка правовой информации», от 4 августа 1995 г. № 808 «О президентских программах по правовой информатизации», постановления Правительства Российской Федерации от 28 февраля 1996 г. №226 «О государственном учёте и регистрации баз и банков данных», письма ФАПСИ от 29 апреля 1996 г. №536-с и в связи с разработкой президентской программы «Правовая информатизация органов государственной власти субъектов Российской Федерации», с целью создания оптимальных условий для наиболее полного удовлетворения информационно-правовых потребностей органов государственной власти Оренбургской области, а также информационно-правового обслуживания юридических и физических лиц:

1.Утвердить Положение о порядке ведения и использования эталонных базы данных правовых актов Оренбургской области и электронной библиотеки документированной информации администрации области (Приложение 1).

2. Утвердить мероприятия по формированию и ведению эталонных базы данных правовых актов Оренбургской области и электронной библиотеки документированной информации администрации области (Приложение 2).

3. Ввести в штатное расписание отдела региональной информатизации информационно-аналитического центра администрации области должность консультанта - администратора баз данных.

4. Распоряжение главы администрации области № 315-р от 03.05.95 считать утратившим силу.

5. Руководителям структурных подразделений администрации области обеспечить передачу в приёмные заместителей главы администрации области машиночитаемых копий документов согласно номенклатуре дел.

6. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя главы администрации-руководителя аппарата главы администрации области Капишникова П.Н. и начальника информационно-аналитического центра Шорикова В.А.

7. Распоряжение вступает в силу со дня подписания. Глава администрации В.В. Елагин Приложение № 1 к распоряжению главы администрации области № 396 от 12.05. 1997г.

П О Л О Ж Е Н И Е о порядке ведения и использования эталонных базы данных правовых актов Оренбургской области и электронной библиотеки документированной информации администрации области. 1. Эталонная база данных правовых актов Оренбургской области (далее - БД «АКТ») является систематизированным сборником правовых актов, принятых органами государственной власти, органами территориального и муниципального управления Оренбургской области, хранимая в машиночитаемом виде.

2. Эталонная электронная библиотека документированной информации администрации области (далее - ЭБ «ДОКУМЕНТ») является систематизированным сборником всей документированной информации согласно номенклатуре дел, принятой структурными подразделениями администрации области, хранимая в машиночитаемом виде.

3. Подготовка документов в машиночитаемом виде осуществляется в соответствии с порядком создания текстовых файлов для хранения их в базе данных правовых актов Оренбургской области и электронной библиотеке документированной информации (Приложение 3):

3.1. Для БД «АКТ»: 3.1.1. В органах исполнительной власти - сотрудником отдела делопроизводства аппарата главы администрации.

3.1.2. В органах законодательной власти-сотрудником общего отдела аппарата Законодательного Собрания.

3.1.3. В органах территориального и муниципального управления - системными администраторами ГАС «Выборы».

3.2. Для ЭБ «ДОКУМЕНТ» - исполнителем, подготовившим документ. 3.3. Сотрудники, осуществляющие подготовку документов, несут ответственность за достоверность вводимых документов, что должно быть отражено в их должностных инструкциях.

4. Формирование и программно-техническое сопровождение БД «АКТ» и ЭБ «ДОКУМЕНТ» осуществляются отделом региональной информатизации информационно-аналитического центра администрации Оренбургской области. С этой целью назначается администратор баз данных.

4.1. С целью комплектования БД «АКТ»: 4.1.1. Структурные подразделения администрации области и Законодательного Собрания передают соответственно в протокольный сектор отдела делопроизводства или общий отдел Законодательного Собрания машиночитаемые копии правовых актов.

4.1.2. Органы территориального и муниципального управления Оренбургской области по согласованию представляют в протокольный сектор отдела делопроизводства копии в машиночитаемом виде принятых ими правовых актов для помещения в БД «AКТ». Копии представляются один раз в месяц по актам, принятым за истекший месяц.

4.2. С целью комплектования ЭБ «ДОКУМЕНТ» исполнители структурных подразделений администрации области передают машиночитаемые копии документов согласно номенклатуре дел в приёмные заместителей главы администрации области.

4.3. Руководители структурных подразделений администрации области и органов территориального и муниципального управления несут ответственность за достоверность представляемых копий документов.

5.Информационно-аналитический центр обеспечивает доступ к БД «АКТ» и ЭБ «ДОКУМЕНТ» работникам администрации области, ее структурных подразделений и Законодательного Собрания Оренбургской области.

Передача органам территориального и муниципального управления Оренбургской области БД «AКТ» обеспечивается при условии соблюдения ими требований пункта 4.1.2. настоящего Положения и оговаривается отдельными соглашениями об информационном обмене.

6. Информационно-аналитический центр передает БД «АКТ» Центру правительственной связи ФАПСИ по Оренбургской области для формирования базы данных нормативно-правовых документов Оренбургской области, как составной части общей базы данных субъектов Российской федерации.

7.Неимущественные авторские права на БД «AКТ» принадлежат администрации области. Коммерческое использование БД «АКТ» организациями, которым она передана, а также передача ими БД «АКТ» третьим организациям не допускается.

Приложение 2 к распоряжению главы администрации области № 396 от 12.05.1997г.

Мероприятия по формированию и ведению эталонных базы данных правовых актов Оренбургской области и электронной библиотеки документированной информации администрации области. 1. Государственно-правовому комитету аппарата главы администрации области (Никифорова Н.Е.) в срок до 01.07.97 разработать рубрикатор и обеспечить кодификацию нормативно-правовых актов.

2. Отделу делопроизводства аппарата главы администрации (Гриценко Л.О.):

2.1.Совместно с отделом региональной информатизации ИАЦ (Кутузов В.И.) в срок до 01.07.97 разработать:

2.1.1.Кодировку подразделений администрации и органов территориального и муниципального управления Оренбургской области.

2.1.2.Положение о доступе к информации, хранимой в БД «АКТ» и ЭБ «ДОКУМЕНТ».

2.2.Обеспечить совместно с отделом региональной информатизации перевод нормативно-правовых актов в машиночитаемый вид.

3. Отделу региональной информатизации ИАЦ (Кутузов В.И.): 3.1. Совместно с аппаратом Законодательного Собрания (Пименов Г.Г.) и отделом делопроизводства аппарата главы администрации (Гриценко Л.О.) организовать ввод всей документированной информации в БД «АКТ» и ЭБ «ДОКУМЕНТ».

3.2. В срок до 01.06.97 организовать рабочее место по вводу документированной информации в Законодательном Собрании области.

3.3. В срок до 01.07.97 обеспечить функционирование БД «АКТ» в локальной вычислительной сети областной администрации в части вновь принимаемых правовых актов.

3.4. В срок до 01.06.98 обеспечить функционирование эталонной базы за период с 01.01.94 года.

3.5. В срок до 01.07.97 организовать передачу карточек нормативных актов в машиночитаемом виде через абонентский пункт регионального информационно-аналитического центра информационно-коммуникационной сети «Атлас» ФАПСИ в Государственно-правовое управление Президента Российской Федерации для включения их в «Электронный каталог нормативных актов субъектов Российской Федерации».

3.6. В срок до 01.10.97 организовать хранение текстов документированной информации в виде электронной библиотеки на оптических носителях информации (CD-ROM дисках).

4. Координацию выполнения работ по пунктам 1, 2.1, 2.2 и 3.1 данного распоряжения поручить начальнику отдела региональной информатизации ИАЦ Кутузову В.И..

5. Начальнику информационно-аналитического центра Шорикову В.А.: 5.1. По согласованию и совместно с органами территориального и муниципального управления области в срок до 01.08.97 проработать возможность создания совместной эталонной базы данных правовых актов Оренбургской области в части актов органов местного самоуправления.

5.2. В недельный срок внести соответствующие изменения в Положение об информационно-аналитическом центре администрации Оренбургской области (Приложение 1 к распоряжению главы администрации Оренбургской области от 04.05.95 № 317-р).

Приложение 3 к распоряжению главы администрации области № 396 от 12.05. 1997г.

Порядок создания текстовых файлов для хранения их в базе данных правовых актов Оренбургской области и электронной библиотеке документированной информации администрации области. 1. Имя файла - 8 символов: 1.1.Для БД «АКТ»: 1.1.1. Первый и второй символы - месяц принятия нормативного акта (например, январь - 01, февраль - 02 и т.д.).

1.1.2. Третий и четвертый символы - число месяца, когда принят нормативный акт (например, 21, 01, 05, 31).

1.1.3. С пятого по восьмой символ - только цифровая часть номера без учета буквенного обозначения нормативного акта (например, 45-р или 45-оз цифровая часть номера - 0045).

1.1.4. Расширение файла - 3 символа: 1.1.4.1. Первый символ – латинская буква 'Т'. Если цифровая часть номера нормативного акта занимает пять позиций, то первый символ расширения используется под последнюю цифру номера (например, нормативный акт от 25.03.95 с номером 12954 будет иметь имя – 03251295.495, а акт от 25.03.95 с номером 1295 будет иметь имя – 03251295.T95).

1.1.4.2. Второй и третий символы - две последние цифры года принятия нормативного акта (например, 95, 96, 97).

1.2. Для ЭБ «ДОКУМЕНТ»: 1.2.1. Первый и второй символы - год документа (например,1997г. - 97, 2000 - 00, 2001 - 01 и т.д.).

1.2.2. Третий символ - буквенное обозначение типа документа. 1.2.3.Четвёртый - восьмой символ - порядковый номер документа, начиная с 00001.

1.2.4. Расширение файла - трёх буквенный код подразделения администрации области.

2. Машиночитаемый текст документа предваряется служебной информацией:

2.1. Первая строка - ( четыре буквенных кода ), начинающаяся с первой позиции символом «@» и разделенных символом «\» (обратная косая черта). Первый код - код субъекта Оренбургской области (код территории), второй код - код организации, третий код - код подразделения и четвёртый код - код типа нормативного акта в следующем виде:

@код_территории\код_организации\код_подразделения\тип_документа 2.2. Вторая строка - наименование правового акта, для БД «АКТ», или краткое содержание документа, для ЭБ «ДОКУМЕНТ», начинающейся с первой позиции символом «#».

2.3. Третья строка - номер документа, начинающаяся с первой позиции символом «$».

2.4. Четвёртая строка - дата принятия документа, начинающаяся с первой позиции символом «*», число - две цифры, точка, месяц - две цифры, точка, год - четыре цифры.

3. Перечень кодов в соответствии с пунктами 1 и 2.1.1 приложения 2 к данному распоряжению.

4. Машиночитаемые образы нормативных актов создаются в виде текстовых ТХТ файлов (ASCII - коды), которые в целях полного соответствия с оригиналами должны отвечать следующим требованиям:

4.1. При вводе информации в текстовой файл должны быть установлены границы строк: для текста - с 1 по 70 позицию строки, для таблиц - с 1 по 236 позицию включительно.

4.2. Красная строка начинается с 6-й позиции. Вся информация вводится без переносов слов, с выравниванием правого края, без разделения на страницы.

4.3. Машиночитаемый текст документа должен строго соответствовать официальному тексту принятого нормативного акта. Слова текста, напечатанные вразрядку (через пробел), аббревиатуры, инициалы и сокращения вводятся как в оригинале.

4.4. Реквизиты актов: вид документа, заголовок, подпись, дата воспроизводятся в соответствии с оригиналом.

4.5. Примечания вводятся отдельным абзацем, отделенным от основного текста горизонтальной чертой (25 позиций) в конце текста или приложения, к которому они относятся.

4.6. Таблицы вводятся также в соответствии с оригиналом, причем, разграфка производится теми же символами, что и в оригинале, информация вводится без переносов слов. Шапка таблицы вводится один раз в начале таблицы.

4.7. Текст не должен содержать специальных символов текстовых редакторов (например, ЛЕКСИКОН), в том числе, символов «переход на новую страницу» и «конец документа».

4.8. Текст нормативного акта и приложений, относящихся к нему, следует оформлять в один текстовый файл.